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POSTE À POURVOIR : ASSISTANT(E) POUR L’UNITÉ DE GESTION DE PROJETS (UGP)
PROGRAMME ACP-UE D’APPUI AU CINÉMA ET À L’AUDIOVISUEL
Le « programme d’appui au cinéma et à l’audiovisuel ACP » a pour objet de contribuer au développement et à la structuration des industries cinématographiques et audiovisuelles des 79 pays ACP (Afrique-Caraïbes-Pacifique).
Il vient de démarrer en octobre 2007 pour une période prévue de trois ans.
Le programme est géré et mis en œuvre par le Secrétariat ACP assisté d’une Unité de Gestion du Programme (UGP). La gestion de cette UGP vient d’être notifiée au consortium mené par le cabinet Transtec en partenariat avec Media Consulting Group, le Festival des 3 continents et CIFAP.
Les objectifs spécifiques de l’UGP se déclinent comme suit :
- Assister le Secrétariat Général des pays ACP dans la gestion administrative, technique et financière du Programme ;
- Fournir des conseils et de l’expertise technique au Secrétariat ACP et aux bénéficiaires des contrats et autres professionnels concernés par ce programme ;
- Promouvoir le programme et l’action du Groupe ACP et de l’Union européenne sous la coordination du Secrétariat ACP et de la Commission européenne.
Afin d’appuyer dans leurs tâches quotidiennes les deux experts principaux de l’UGP basée à Bruxelles, nous recherchons un(e) assistant(e) disponible à mi-temps, sans délai et pour toute la durée de la mission.
D’une manière générale, sa tâche consistera à seconder les experts pour l’ensemble du travail administratif, de gestion et d’organisation du programme.
En particulier, le contenu du travail portera sur les points suivants (non exhaustifs) :
- E ffectuer les tâches routinières de secrétariat, en particulier le suivi de l’ensemble des procédures du programme (appels à propositions et projets, secrétariat du comité de pilotage et des réunions ou rencontres, classement et archivage, mise à jour d’annuaires et bases de données,…) ;
- P articiper au suivi comptable et de gestion du programme et des projets financés, sous la direction du chef de l’UGP et en lien avec les interlocuteurs responsables ;
- M aintenir une bonne coordination quotidienne avec les principaux interlocuteurs de l’UGP (dont Secrétariat ACP, chef de projet Transtec) ;
- Assurer le fonctionnement du bureau durant les missions des experts dans les pays du programme (environ une semaine par mois).
Le ou la candidat(e) sélectionné(e) sera retenu(e) pour :
- Sa capacité à maîtriser les étapes essentielles de l’activité de l’UGP, en particulier :
- Les appels à propositions (réception des dossiers, vérification des pièces, encodage des dossiers, envoi des dossiers aux assesseurs, suivi de l’évaluation, information aux bénéficiaires et aux autres),
- La gestion de la mise en œuvre et du suivi des projets retenus,
- Les activités quotidiennes du bureau (classement et organisation méthodique,courrier et emails, appels téléphoniques, agenda et missions des experts, réception des visiteurs,…)
- Sa parfaite maîtrise de l’anglais et du français, les deux langues de travail du programme ( profil bilingue recherché ), et notamment :
- La capacité à rédiger dans ces deux langues et à traduire les documents du programme d’une langue à l’autre,
- La capacité à assurer l’accueil téléphonique, répondre aux demandes et recevoir les visiteurs dans les deux langues,
- Sa parfaite maîtrise des programmes Word, Excel et Power Point (la connaissance d’Access serait un atout),
- Son dynamisme et sa capacité de travail,
- Son excellente capacité relationnelle, son initiative et sa disponibilité, vis-à-vis de l’environnement public, diversifié et officiel du programme (experts, SG ACP, consortium, professionnels du cinéma et de l’audiovisuel, personnalités, représentants des pays ACP et de la Commission européenne, visiteurs et institutionnels, etc.),
- Son niveau de formation, ses diplômes et références dans le domaine de la gestion/administration,
- L’ expérience éventuelle d’un tel environnement institutionnel international.
Il s’agit d’un travail valorisant, dans un milieu très ouvert, multiculturel et institutionnel, favorisant une personnalité affirmée et dynamique, pouvant faire preuve d’initiative et recherchant des solutions pragmatiques et rapides malgré des contraintes souvent multiples et fortes (délais, procédures, distance,…).
Pour présenter votre candidature , merci d’envoyer votre CV détaillé et lettre de motivation à en anglais à heau.laurent@wanadoo.fr avec copie à fbonollo@transtec.be avant le 15 décembre 2007.
Seuls les candidats sélectionnés pour un entretien seront contactés.
Des entretiens seront organisés à Bruxelles.
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